Условия и ред за вътрешно подаване на сигнали в структурата на „Микро Кредит“ АД

УСЛОВИЯ И РЕД ЗА ВЪТРЕШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ В СТРУКТУРАТА НА „МИКРО КРЕДИТ“ АД СЪГЛАСНО ЗАКОН ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЦАТА, ПОДАВАЩИ СИГНАЛИ ИЛИ ПУБЛИЧНО ОПОВЕСТЯВАЩИ ИНФОРМАЦИЯ ЗА НАРУШЕНИЯ

ОПРЕДЕЛЕНИЯ
1. „Нарушения“ са действия или бездействия, които са:
  1. незаконосъобразни и са свързани с българското законодателство или актовете на Европейския съюз в областите, посочени в чл. 3 от Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, или
  2. противоречат на предмета или целта на правилата в актовете на Европейския съюз и областите, посочени в чл. 3 от Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.
2. „Работодател“ е всяко физическо лице, юридическо лице или негово поделение, както и всяко друго организационно и икономически обособено образувание, което самостоятелно наема работници или служители по трудово и служебно правоотношение, включително за извършване на надомна работа и работа от разстояние и за изпращане за изпълнение на работа в предприятие - ползвател.
3. „Информация за нарушение“ е информация, включително основателни подозрения, за действителни или потенциални нарушения, които са извършени или е много вероятно да бъдат извършени в организацията, в която работи или е работило сигнализиращото лице, или в друга организация, с която то е или е било в контакт по време на работата си, както и за опити за прикриване на нарушения.
4. „Работен контекст“ са настоящи или минали работни дейности в публичния или в частния сектор, чрез които, независимо от тяхното естество, лицата получават информация за нарушения и в рамките на които тези лица могат да бъдат подложени на репресивни ответни действия, ако подадат такава информация.
5. „Засегнато лице“ е физическо или юридическо лице, което се посочва при подаването на сигнала или при публичното оповестяване на информация като лице, на което се приписва нарушението или с което това лице е свързано.
6. “Обратна информация” е предоставянето на сигнализиращото лице на информация за действието, което е предвидено или е вече предприето като последващо действие, както и за основанията за въпросното последващо действие.
7. “Отхвърляне” е действие или бездействие с цел изолиране на лицето, подало сигнал или публично оповестило информация за нарушение от професионалната среда.
8. “Лица, свързани със сигнализиращото лице” са трети лица, които могат да бъдат подложени на ответни действия в работен контекст, като колеги или роднини без ограничение в степените.
9. “Повторно” е нарушението, извършено в едногодишен срок от влизането в сила на наказателното постановление, с което лицето е било наказано за същото по вид нарушение.
10. „Ответни действия“ са всяко пряко или непряко действие или бездействие, което настъпва в работен контекст, предизвикано е от вътрешно или външно подаване на сигнал или от публично оповестяване, и което причинява или може да причини неблагоприятни последици, увреждащи сигнализиращото лице.
11. „Последващи действия“ са всяко действие, предприето от лицето, приемащо сигнал, или от компетентен орган с цел оценка на точността на представените в сигнала твърдения и по целесъобразност с цел третиране на сигнализираното нарушение, включително чрез действия като вътрешна анкета, разследване, наказателно преследване, действия за обезпечаване на средства или приключване на процедурата.
12. „Достатъчно данни“ са данни, от които може да се направи основателно предположение за извършено нарушение, което попада в приложното поле на този закон.
13. „Вътрешно подаване на сигнал“ е устно или писмено съобщаване на информация за нарушения в рамките на даден правен субект в частния или публичния сектор, в настоящия случай- в структурата на „Микро Кредит“ АД.
14. „Външно подаване на сигнал“ е устно или писмено съобщаване на информация за нарушения на компетентните органи – Комисия за защита на личните данни („КЗЛД“)
15. „Траен носител“ е всеки носител на информация, даващ възможност на задължените субекти по чл. 12, ал. 1 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН) или на Комисията за защита на личните данни да съхранява информация, който позволява лесното и използване в бъдеще за период, съответстващ на целите, за които е предназначена информацията, и който позволява непромененото възпроизвеждане на съхранената информация.
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
1. С тези правила се уреждат условията и редът за вътрешно подаване на сигнали и за последващи действия по тях в структурата на „Микро Кредит“ АД, ЕИК 202073629 („Микро Кредит/“Дружеството“), в съответствие с разпоредбите на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН).
2. Изпълнителният директор на „Микро Кредит“, с нарочна Заповед определя служител/и в „Микро Кредит“, който/които отговаря/т за разглеждането на сигналите.
РЕД ЗА ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ
1. 1. В „Микро Кредит“ се създава вътрешен канал, чрез който може да се подаде сигнал - писмено или устно. Сигналите се подават до определения служител/и по чл. 2 от настоящите правила.
  2. Писмени сигнали се подават чрез електронна поща, на адрес: [email protected] или чрез пратка, върху която под адреса на получателя е изписан текст „сигнал по ЗЗЛПСПОИН“, в централния офис на „Микро Кредит“ в гр. София, намираща се на адрес: бул. „Цариградско шосе“ № 137, ет. 3
    Пратката се предава незабавно на служителя по чл. 2 с опис, без да бъде отваряна от получилия я служител на Дружеството.
  3. Достъп до съдържанието на електронната поща се предоставя единствено на служителя/-ите по чл. 2.
  4. При получаване на писмен сигнал чрез пратка, служителят по чл. 2 съставя протокол с подробно описание на съдържанието на пратката. Протоколът е неразделна част от преписката по сигнала.
  5. Устно подаване на сигнал може да се осъществи чрез обаждане на телефон 02/4029200, сигнализиращото лице е необходимо да уведоми за целта на обаждането си, предвид необходимостта да бъде свързано с лицето по чл. 2. Наред с горното, по желание на сигнализиращото лице, е възможно и провеждане на лична среща със служителя по чл. 2 в предварително уговорен подходящ срок, в рамките на установеното работното време на „Микро Кредит“.
2. Сигнали се подават чрез попълване на формуляр по образец, който може да бъде намерен на официалния сайт на Комисия за защита на личните данни (КЗЛД) - Формуляр за регистриране на сигнал по ЗЗЛПСПОИН - КЗЛД (cpdp.bg), и следва да съдържа най-малко следните данни:
  1. трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв;
  2. имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;
  3. конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;
  4. дата на подаване на сигнала;
  5. подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.
3. Устният сигнал се документира чрез попълване на формуляра – образец на КЗЛД по чл. 4 от служителя по чл. 2, който предлага на подаващия сигнала да го подпише при желание от негова страна и отбелязва неговото съгласие или отказ на съответното място във формуляра.
4. Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.
5. В случай, че сигнал за нарушения на българското законодателство в областите, посочени в чл. 3 на ЗЗЛПСПОИН или на посочените в приложението към закона актове на Европейския съюз попадне при служител, различен от служителя по чл. 2, на получилия го служител се забранява да разкрива всякаква информация, чрез която би могла да се установи самоличността на сигнализиращото или засегнатото лице, а сигналът се препраща незабавно, без изменения, на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали.
6. Сигнал, който не е от компетентността на структурата на „Микро Кредит“, постъпил директно в Дружеството, незабавно се препраща от служителя по чл. 2 до Комисия за защита на личните данни по канала за външно подаване на сигнали.
РЕГИСТЪР НА СИГНАЛИ
1. 1. В структурата на „Микро Кредит“ се създава и поддържа специален електронен Регистър на сигналите по чл. 18, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН, съгласно образеца, утвърден от КЗЛД. Регистърът не е публичен.
  2. В регистъра се съдържа информация за:
    1. лицето, което е приело сигнала;
    2. датата на подаване на сигнала;
    3. засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;
    4. обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;
    5. връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването ѝ в процеса на обработване на сигнала;
    6. информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето ѝ;
    7. предприетите последващи действия;
    8. резултатите от проверката по сигнала;
    9. периода на съхраняване на сигнала.
  3. Регистърът се води от служителя по чл. 2 в специално създадена за целта папка. Достъп до Регистъра има само изрично оправомощения служител по чл. 2.
  4. Редът за воденето на Регистъра се определя с Наредбата по чл. 19, ал. 2, т. 3 от ЗЗЛПСПОИН.
2. 1. След получаване на сигнал, служителят по чл. 2 предприема действия за регистрирането му в Регистъра по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН.
  2. В 7-дневен срок от получаването на сигнал, служителят по чл. 2 извършва проверка за неговата редовност и потвърждава получаването му, като на сигнализиращото лице се предоставя информация за входящ регистрационен номер в регистъра по чл. 9, ал. 1 и дата на регистриране на сигнала.
  3. При сигнал, който не отговаря на изискванията на чл. 15, ал. 2 от закона, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала.
  4. При неотстраняване на нередовностите по сигнала в срока по ал. 3, служителят по чл. 2 изготвя докладна записка до Изпълнителния директор на Дружеството, след което връща сигнала на сигнализиращото лице заедно с приложенията към него.
3. 1. Електронните документи по сигнали се обработват и съхраняват по начин, който гарантира тяхната поверителност и сигурност.
  2. Документите на хартиен носител по сигнали се съхраняват от служителя по чл. 2, организирани в отделни преписки по начин, който гарантира тяхната поверителност и сигурност
4. Нови документи, касаещи вече подаден сигнал, подлежат на регистриране под същия номер.
5. Работата с документи по сигнали се осъществява при спазване на Политиките за защита на личните данни на „Микро Кредит“, публикувани на интернет страницата на Друежството.
ПРОВЕРКА ЗА РЕДОВНОСТ И РАЗГЛЕЖДАНЕ НА СИГНАЛИ
1. 1. Всеки сигнал се проверява от определения служител по чл. 2 по отношение на неговата допустимост и достоверност. Ако при проверката се установи, че сигналът не попада в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и съдържанието му не дава основание да се приеме за правдоподобен, се изготвя докладна записка до изпълнителния директор на „Микро Кредит“ с предложение от служителя по чл. 2 за последващите действия, които следва да бъдат предприети.
  2. Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, коятотой носи за набеждаване.
2. По редовни сигнали, постъпили при условията и по реда на ЗЗЛПСПОИН, се образува конкретно производство за неговото разглеждане по същество.
3. 1. За всеки сигнал, който подлежи на разглеждане, се изготвя докладна записка до изпълнителния директор на „Микро Кредит“, в която се посочва:предметът на проверката, проверявания период, времето за извършване на проверката с посочване на крайната й дата, както и срок за представяне на доклад.
  2. В случай, че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени, служителят по чл. 2:
    а) организира предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта може да изисква съдействието на други лица или звена в структурата на „Микро Кредит“;
    
    б) изготвя и предоставя доклад по случая на изпълнителния директор на „Микро Кредит“, в който се съдържа информация за сигнала, предприетите последващи действия и предложения за предприемане на конкретни мерки, с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението;
    
    в) прилага като писмени приложения към доклада събраните доказателства в хода на проверката.
4. 1. В срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаване на получаването на сигнала, служителят по чл. 2 изготвя доклад от името на изпълнителния директор на „Микро Кредит“, в който се описва информацията от сигнала, предприетите действия и окончателните резултати от проверката.
  2. Докладът по ал. 1 се съобщава писмено на подателя и на засегнатото лице при спазване на задължението за защита на тяхната самоличност.
5. Всички действия на служителя по чл. 2 в хода на работата по сигнала се документират писмено.
6. Разглеждането на постъпили множество сигнали за по-тежки нарушения се приоритизира, когато извършеното нарушение оказва или би могло да окаже значително и трайно във времето отрицателно въздействие върху обществения интерес.
ДОСТЪП ДО ИНФОРМАЦИЯ ОТ СИГНАЛИ
1. 1. Достъп до информацията, свързана с подадените сигнали за нарушения се предоставя на служителя по чл. 2, както и на лица, на които тези данни са необходими за изпълнение на служебните им задължения.
  2. Предаването на данни и позоваването на обстоятелства не може да разкрива пряко или косвено самоличността на сигнализиращото лице, както и да създаде предположение за неговата самоличност.
2. Документи от производство по конкретен сигнал, достъп до които в хода на работата по сигнала се предоставя на лица с оглед тяхната компетентност, не трябва да съдържат данни или информация относно сигнализиращото лице или всякаква друга информация, от която може пряко или непряко да се узнае неговата самоличност.
3. Не се събират лични данни, които явно не са от значение за разглеждане на конкретния сигнал, а ако бъдат случайно събрани, се заличават.
4. Всяко обработване на лични данни, включително обмен или предаване на лични данни от компетентните органи, се извършва в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 и Директива (ЕС) 2016/680, а когато в предаването участват институции, органи, служби или агенции на Европейския съюз - в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725, както и със Закона за защита на личните данни.
5. 1. Служителят по чл. 2, съвместно с отдел информационно развитие, поддържа на интернет страницата на „Микро Кредит“ актуална информация по чл. 12, ал. 4 от ЗЗЛПСПОИН.
  2. (2) Информацията по ал. 1 се поставя от служителя по чл. 2 на видно място на таблата за обявления в офисите на „Микро Кредит“.
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
1. Настоящите правила са изготвени на основание чл. 31 и чл. 32 във връзка с чл. 12 - чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН.
2. За неуредени в настоящите правила въпроси се прилагат разпоредбите на ЗЗЛПСПОИН предположение за неговата самоличност.